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Business Offices

Tamper Evident Bags

Spanish

A. Preparation for Bag Use

  • The bookkeeper/head cash counter will place a sufficient supply of the tamperevident pre-numbered plastic bags in the designated area in the Parish prior to each week's services. Access to the bags should be limited to the ushers and the bookkeeper/head cash counter. At least one bag, of sufficient size, should be available for each collection at each Event.
  • The bags should be labeled by the bookkeeper/head cash counter as to the Event time and the collection purpose (when there is to be more than one collection at an Event).
  • The bag numbers should be recorded on the control log designating a specific bag number for each collection at each Mass. An example Tamper-Evident Bag Control Log (the "control log") is attached. The bookkeeper/head cash counter will keep a copy of the control log and place the original control log with the bags.
  • A designated person, such as the head usher for each event, is responsible for obtaining the bag(s) and the control log before each Mass/Event.

Note

A small emergency supply of extra, number-controlled bags can be on hand in case one of the bags malfunctions or in case another bag is needed because of collection volumes.

These bags should be properly labeled with instructions as to their proper use. They should be accounted for each week by the bookkeeper/head cash counter at the time new bags are supplied.

B. Collecting Funds

  • When the collection is finished, the ushers (more than one person) at each Mass/Event will empty the entire collection from the baskets into the numbered tamper-evident plastic bags. Each bag is to be signed and dated with a permanent marking pen by the two ushers (this may be done prior to inserting the money into the bags).
  • To seal the plastic bag, remove the paper strip (liner) from the adhesive area at the top of the bag and fold the flap down and seal the tamper-evident plastic bag. Ensure that the contents are properly secured. If the bag is spoiled or un-useable the spoiled bag should be kept and not thrown away – it is to be put into the substitute bag that should be available. The paper strip is to be signed by the ushers and attached to the control log. The ushers will sign and date the control log for each bag they were given after comparing the serial numbers on the bags to the serial numbers listed on the control log.
  • After the last service, the original control log will be put in the safe or other locked and secured area with the tamper-evident bags.
  • The tamper-evident bag(s), once sealed, will be put into the safe or other locked and secured area by the ushers.
    • If the Pastor's desire is for the collection to be brought forward with the gifts in the offertory procession, the entire collection from the baskets must be sealed as indicated in Steps 5 and 6 before it is carried to the altar.
    • Immediately upon the exit of the Pastor at the conclusion of Mass, two ushers must retrieve the bag and put into the safe or other locked and secured area.

C. Counting Funds

  • The bags will be retrieved by the Parish Business Manager/Bookkeeper and one member of the cash counting team from the safe or other locked and secured area. Before opening, the numbers on the bags shall be compared to the numbers on the control sheet and the paper strip liners by the members of the money counting team(s). The money counting team(s) will open the bag(s) with a pair of scissors. The bags should not be ripped open. After each bag is opened, a member of the counting team will sign-off on the control log. If there is a discrepancy with the control numbers or if the bag appears to have been tampered with, the counting team should contact the Finance Chair. The control log will then be given to an appropriate designee, someone who is independent of cash counting and record keeping functions.
  • The money counting team is to prepare the deposit, deposit slip and place all funds in a sealed tamper-evident bag for transportation to the bank. No currency/coin/checks are to be removed from the collection by anyone for any purpose. All cash and checks must be deposited and should not be used to pay bills or other expenses.

D. Depositing Funds

  • The money counting team should give a copy of the deposit slip to the appropriate designee.
  • A member of the cash counting team and an additional representative (other than someone on the cash counting team) should immediately take the deposit to the bank.
  • Upon returning from the bank, the validated deposit slip is to be given to the appropriate designee to compare to the copy given by the money counting team. If the slips agree, the appropriate designee will sign off on the control log. If the slips do not agree, the appropriate designee should contact the Finance Chair. The control log and validated deposit slip should then be given to the Parish Business Manager/Bookkeeper for filing. Completed control logs should be filed and kept for five years.

E. Monitoring:

  • The Parish Finance Council should monitor and periodically review the procedures followed by the Parish for the tamper evident bags.
English

A. Preparación para Uso de Bolsas:

  • El contable pondrá suficiente cantidad de bolsas (a prueba de manipulación) enumeradas en el área diseñada de la parroquia antes de la misa o evento de cada semana. Acceso a las bolsas será limitada a los ujieres y el contable. Por lo menos una bolsa de suficiente tamaño debe estar disponible para la colección de cada evento.

  • Las bolsas deben estar marcadas por el contable con la hora del evento y el propósito de la colecta (cuando hay más de una colecta en un evento).

  • Los números de las bolsas usadas deben ser documentadas en un registro indicando el número de cada bolsa por cada colecta en cada misa. Un ejemplo del registro de bolsas usadas (el "registro") esta adjunto. El contable se quedara con una copia del registro y pondrá el original con las bolsas.

  • Una persona designada, como el director de los ujieres de cada evento, es responsable de obtener la(s) bolsa(s) y el registro antes de cada misa o evento.

Nota

En caso de que una bolsa falle, se rompa u otra por el volumen de la colecta, deben de haber más bolsas de abastecimiento de emergencia. Estas bolsas deben ser marcadas propiamente con instrucciones de cómo se deben usar. Deben ser contadas cada semana por el contable o director de ujieres cuando lleguen bolsas nuevas.

B. Colecta de Fondos:

  • Cuando la colecta ha terminado, los ujieres (más de una persona) de cada misa/evento pondrán la colecta entera de las cestas adentro de las bolsas enumeradas. Cada bolsa será firmada y fechada con una pluma de tinta permanente por dos ujieres (esto puede ser hecho antes de poner el dinero dentro de las bolsas).

  • Para sellar la bolsa, debe retirar el papel de pegamento de la parte de arriba de la bolsa, doblar la solapa hacia abajo y sellar la bolsa a prueba de manipulación. Si la bolsa no es usable o esta estropeada, se debe guardar y no tirarla – y los contenidos se deben poner en una de las bolsas de abastecimiento de emergencia. El papel de pegamento debe ser firmado por un ujier y adjuntado al registro. Los ujieres firmaran y pondrán la fechara en el registro por cada bolsa usada comparando el número de la bolsa con los números en el registro.

  • Después del último servicio, el registro original se pondrá en la caja fuerte u otro lugar seguro con las bolsas a prueba de manipulación.

  • Las bolsas a prueba de manipulación, después de ser selladas, serán puestas por los ujieres en la caja fuerte u otro lugar seguro.

    • Si el Sacerdote desea que la colecta sea colocada en el altar, la colecta entera de las cestas debe ser sellada como indicado en Paso 5 y 6 antes de llevarla al altar.

    • Inmediatamente después del final de la misa, y el Sacerdote salga de la iglesia, dos ujieres deben recoger las bolsas y llevarlas a la caja fuerte u otro lugar seguro.

C. Contando Fondos:

  • Las bolsas serán recogidas por el director de la parroquia/contable y un miembro del grupo de conteo de la caja fuerte o lugar seguro. Antes de abrir las bolsas, los números se deben comparar con los números listados en el registro y los papeles de pegamento por los miembros del grupo de conteo. El grupo de conteo abrirá las bolsas con tijeras. Las bolsas no se deben rasgar. Después que todas las bolsas se han abiertas, un miembro del grupo de conteo debe firmar el registro confirmando que todas las bolsas son iguales. Si hay cualquier diferencia deben contactar el Director de Finanzas. El registro después será dado a una persona designada, independiente del grupo de conteo y contabilidad.

  • El grupo de conteo preparara el deposito, comprobante de deposito y pondrá los fondos en una bolsa (a prueba de manipulación) sellada para el transporte al banco. Ningún dinero/moneda/cheques será extraído de la colecta por ninguna persona por ninguna razón. Todo el dinero y cheques deben ser depositados y no usados para pagar ninguna cuenta ni gastos.

D. Deposito de Fondos:

  • El grupo de conteo le dará la copia del comprobante de deposito a la persona designada.

  • Un miembro del grupo de conteo y otro representante (que no sea parte del grupo de conteo) debe llevar el depósito al banco inmediatamente.

  • Al regresar del banco, el comprobante de depósito se le entregara a la persona designada para comprobar la copia del banco con la que fue preparada por el grupo de conteo. Si los comprobantes están de acuerdo, la persona designada firmara el registro. Si los comprobantes no están de acuerdo, la persona designada debe contactar el Director de Finanzas. El registro y los comprobantes de depósito serán entregados al director de la parroquia/contable para archivar. Los registros deben ser archivados y guardados por cinco años.

E. Supervisión:

  • El Consejo de Finanzas de la parroquia deben periódicamente supervisar y examinar los procedimientos seguidos por la parroquia para el uso de las bolsas a prueba de manipulación.