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Bolsas a Prueba de Manipulaciˇn

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A. Preparaci├│n para Uso de Bolsas:

  • El contable pondr├í suficiente cantidad de bolsas (a prueba de manipulaci├│n) enumeradas en el ├írea dise├▒ada de la parroquia antes de la misa o evento de cada semana. Acceso a las bolsas ser├í limitada a los ujieres y el contable. Por lo menos una bolsa de suficiente tama├▒o debe estar disponible para la colecci├│n de cada evento.

  • Las bolsas deben estar marcadas por el contable con la hora del evento y el prop├│sito de la colecta (cuando hay m├ís de una colecta en un evento).

  • Los n├║meros de las bolsas usadas deben ser documentadas en un registro indicando el n├║mero de cada bolsa por cada colecta en cada misa. Un ejemplo del registro de bolsas usadas (el "registro") esta adjunto. El contable se quedara con una copia del registro y pondr├í el original con las bolsas.

  • Una persona designada, como el director de los ujieres de cada evento, es responsable de obtener la(s) bolsa(s) y el registro antes de cada misa o evento.

Nota

En caso de que una bolsa falle, se rompa u otra por el volumen de la colecta, deben de haber más bolsas de abastecimiento de emergencia. Estas bolsas deben ser marcadas propiamente con instrucciones de cómo se deben usar. Deben ser contadas cada semana por el contable o director de ujieres cuando lleguen bolsas nuevas.

B. Colecta de Fondos:

  • Cuando la colecta ha terminado, los ujieres (m├ís de una persona) de cada misa/evento pondr├ín la colecta entera de las cestas adentro de las bolsas enumeradas. Cada bolsa ser├í firmada y fechada con una pluma de tinta permanente por dos ujieres (esto puede ser hecho antes de poner el dinero dentro de las bolsas).

  • Para sellar la bolsa, debe retirar el papel de pegamento de la parte de arriba de la bolsa, doblar la solapa hacia abajo y sellar la bolsa a prueba de manipulaci├│n. Si la bolsa no es usable o esta estropeada, se debe guardar y no tirarla ÔÇô y los contenidos se deben poner en una de las bolsas de abastecimiento de emergencia. El papel de pegamento debe ser firmado por un ujier y adjuntado al registro. Los ujieres firmaran y pondr├ín la fechara en el registro por cada bolsa usada comparando el n├║mero de la bolsa con los n├║meros en el registro.

  • Despu├ęs del ├║ltimo servicio, el registro original se pondr├í en la caja fuerte u otro lugar seguro con las bolsas a prueba de manipulaci├│n.

  • Las bolsas a prueba de manipulaci├│n, despu├ęs de ser selladas, ser├ín puestas por los ujieres en la caja fuerte u otro lugar seguro.

    • Si el Sacerdote desea que la colecta sea colocada en el altar, la colecta entera de las cestas debe ser sellada como indicado en Paso 5 y 6 antes de llevarla al altar.

    • Inmediatamente despu├ęs del final de la misa, y el Sacerdote salga de la iglesia, dos ujieres deben recoger las bolsas y llevarlas a la caja fuerte u otro lugar seguro.

C. Contando Fondos:

  • Las bolsas ser├ín recogidas por el director de la parroquia/contable y un miembro del grupo de conteo de la caja fuerte o lugar seguro. Antes de abrir las bolsas, los n├║meros se deben comparar con los n├║meros listados en el registro y los papeles de pegamento por los miembros del grupo de conteo. El grupo de conteo abrir├í las bolsas con tijeras. Las bolsas no se deben rasgar. Despu├ęs que todas las bolsas se han abiertas, un miembro del grupo de conteo debe firmar el registro confirmando que todas las bolsas son iguales. Si hay cualquier diferencia deben contactar el Director de Finanzas. El registro despu├ęs ser├í dado a una persona designada, independiente del grupo de conteo y contabilidad.

  • El grupo de conteo preparara el deposito, comprobante de deposito y pondr├í los fondos en una bolsa (a prueba de manipulaci├│n) sellada para el transporte al banco. Ning├║n dinero/moneda/cheques ser├í extra├şdo de la colecta por ninguna persona por ninguna raz├│n. Todo el dinero y cheques deben ser depositados y no usados para pagar ninguna cuenta ni gastos.

D. Deposito de Fondos:

  • El grupo de conteo le dar├í la copia del comprobante de deposito a la persona designada.

  • Un miembro del grupo de conteo y otro representante (que no sea parte del grupo de conteo) debe llevar el dep├│sito al banco inmediatamente.

  • Al regresar del banco, el comprobante de dep├│sito se le entregara a la persona designada para comprobar la copia del banco con la que fue preparada por el grupo de conteo. Si los comprobantes est├ín de acuerdo, la persona designada firmara el registro. Si los comprobantes no est├ín de acuerdo, la persona designada debe contactar el Director de Finanzas. El registro y los comprobantes de dep├│sito ser├ín entregados al director de la parroquia/contable para archivar. Los registros deben ser archivados y guardados por cinco a├▒os.

E. Supervisi├│n:

  • El Consejo de Finanzas de la parroquia deben peri├│dicamente supervisar y examinar los procedimientos seguidos por la parroquia para el uso de las bolsas a prueba de manipulaci├│n.