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Bolsas a Prueba de Manipulación

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A. Preparación para Uso de Bolsas:

  • El contable pondrá suficiente cantidad de bolsas (a prueba de manipulación) enumeradas en el área diseñada de la parroquia antes de la misa o evento de cada semana. Acceso a las bolsas será limitada a los ujieres y el contable. Por lo menos una bolsa de suficiente tamaño debe estar disponible para la colección de cada evento.

  • Las bolsas deben estar marcadas por el contable con la hora del evento y el propósito de la colecta (cuando hay más de una colecta en un evento).

  • Los números de las bolsas usadas deben ser documentadas en un registro indicando el número de cada bolsa por cada colecta en cada misa. Un ejemplo del registro de bolsas usadas (el "registro") esta adjunto. El contable se quedara con una copia del registro y pondrá el original con las bolsas.

  • Una persona designada, como el director de los ujieres de cada evento, es responsable de obtener la(s) bolsa(s) y el registro antes de cada misa o evento.

Nota

En caso de que una bolsa falle, se rompa u otra por el volumen de la colecta, deben de haber más bolsas de abastecimiento de emergencia. Estas bolsas deben ser marcadas propiamente con instrucciones de cómo se deben usar. Deben ser contadas cada semana por el contable o director de ujieres cuando lleguen bolsas nuevas.

B. Colecta de Fondos:

  • Cuando la colecta ha terminado, los ujieres (más de una persona) de cada misa/evento pondrán la colecta entera de las cestas adentro de las bolsas enumeradas. Cada bolsa será firmada y fechada con una pluma de tinta permanente por dos ujieres (esto puede ser hecho antes de poner el dinero dentro de las bolsas).

  • Para sellar la bolsa, debe retirar el papel de pegamento de la parte de arriba de la bolsa, doblar la solapa hacia abajo y sellar la bolsa a prueba de manipulación. Si la bolsa no es usable o esta estropeada, se debe guardar y no tirarla – y los contenidos se deben poner en una de las bolsas de abastecimiento de emergencia. El papel de pegamento debe ser firmado por un ujier y adjuntado al registro. Los ujieres firmaran y pondrán la fechara en el registro por cada bolsa usada comparando el número de la bolsa con los números en el registro.

  • Después del último servicio, el registro original se pondrá en la caja fuerte u otro lugar seguro con las bolsas a prueba de manipulación.

  • Las bolsas a prueba de manipulación, después de ser selladas, serán puestas por los ujieres en la caja fuerte u otro lugar seguro.

    • Si el Sacerdote desea que la colecta sea colocada en el altar, la colecta entera de las cestas debe ser sellada como indicado en Paso 5 y 6 antes de llevarla al altar.

    • Inmediatamente después del final de la misa, y el Sacerdote salga de la iglesia, dos ujieres deben recoger las bolsas y llevarlas a la caja fuerte u otro lugar seguro.

C. Contando Fondos:

  • Las bolsas serán recogidas por el director de la parroquia/contable y un miembro del grupo de conteo de la caja fuerte o lugar seguro. Antes de abrir las bolsas, los números se deben comparar con los números listados en el registro y los papeles de pegamento por los miembros del grupo de conteo. El grupo de conteo abrirá las bolsas con tijeras. Las bolsas no se deben rasgar. Después que todas las bolsas se han abiertas, un miembro del grupo de conteo debe firmar el registro confirmando que todas las bolsas son iguales. Si hay cualquier diferencia deben contactar el Director de Finanzas. El registro después será dado a una persona designada, independiente del grupo de conteo y contabilidad.

  • El grupo de conteo preparara el deposito, comprobante de deposito y pondrá los fondos en una bolsa (a prueba de manipulación) sellada para el transporte al banco. Ningún dinero/moneda/cheques será extraído de la colecta por ninguna persona por ninguna razón. Todo el dinero y cheques deben ser depositados y no usados para pagar ninguna cuenta ni gastos.

D. Deposito de Fondos:

  • El grupo de conteo le dará la copia del comprobante de deposito a la persona designada.

  • Un miembro del grupo de conteo y otro representante (que no sea parte del grupo de conteo) debe llevar el depósito al banco inmediatamente.

  • Al regresar del banco, el comprobante de depósito se le entregara a la persona designada para comprobar la copia del banco con la que fue preparada por el grupo de conteo. Si los comprobantes están de acuerdo, la persona designada firmara el registro. Si los comprobantes no están de acuerdo, la persona designada debe contactar el Director de Finanzas. El registro y los comprobantes de depósito serán entregados al director de la parroquia/contable para archivar. Los registros deben ser archivados y guardados por cinco años.

E. Supervisión:

  • El Consejo de Finanzas de la parroquia deben periódicamente supervisar y examinar los procedimientos seguidos por la parroquia para el uso de las bolsas a prueba de manipulación.